Изучение семейного прошлого начинается с бесед с родственниками и просмотра документов и фотографий, которые у них хранятся. Следующим этапом поиска информации о близких станет обращение в архивы. Рассказываем, как разобраться в архивном поиске и оформить запрос так, чтобы точно получить на него ответ.
Что необходимо
- Определитесь с целью запроса: какую информацию Вы хотите получить.
- Выберите конкретную архивную организацию, которая может содержать нужную вам информацию.
- Составьте письмо в соответствии с требованиями выбранной организации. Их можно узнать на сайте архива или обратившись за консультацией непосредственно в архив. Часто на сайте существует форма для заполнения, куда включены необходимые требования. Также в архив можно позвонить.
- И главный профессиональный секрет! На сайте соответствующего архива предварительно изучите каталог фондов, определите, какие именно документы нужны и укажите в письме их шифр: фонд, опись, номер дела. Чаще всего здесь кроется основная ошибка. Вероятнее всего архив запрос без указания деталей разбирать не будет.
Итог
Запросы в архив должны включать следующую информацию:
- Адресат: полное наименование архива;
- Отправитель: личные данные, которые требует архив;
- Тема письма: краткое описание цели вашего запроса;
- Содержание запроса: подробное описание информации, которую Вы хотите получить. Укажите все необходимые данные: даты, имена, шифры;
- Приложения: приложите копии всех необходимых документов, если таковые требуются;
- Подпись и дата: Ваша подпись и дата написания письма.
Полезные советы
Если обращаетесь в ЗАГС за информацией о рождении или смерти, запрашивайте не копию свидетельства, а справку с иными сведениями. В справку включат дополнительную информацию, если таковая имеется, и Вы, возможно, узнаете больше из документа.
Иногда для ответа на запрос требуются документы, подтверждающие родство с искомым предком. В этом случае нужно приложить копии документов по всей цепочке родства. Но если это не засекреченные дела, а обычные метрические записи, ревизские сказки и т.д., то подтверждать родство не нужно. Их может просматривать любой человек.
Какие именно сведения нужны о Вас, тоже может зависеть от конкретного архива. У многих есть форма обращения на сайте (например, в ГАСО или ГАЯО), где достаточно заполнить специализированные поля, а как таковое письмо им не нужно.
Если нет времени готовить запросы самому
Конечно, это далеко не все тонкости, все разом не усвоишь и не передашь. И ясно точно: самостоятельный поиск в архиве — это всегда большая подготовка и комплекс действий. Одним запросом, увы, не восстановишь историю. Потому и существуют в генеалогии эксперты, заинтересованные в результате, которые берут всю организационную работу на себя. Это мы, кстати 😊
